Voor leidinggevenden en HR-professionals
Als leidinggevende of HR-professional wilt u sturen op een effectieve ontwikkeling van competenties bij medewerkers. De volgende onderdelen zijn hierbij van belang en zijn op deze pagina beschreven:
Maken van ontwikkelafspraken
Voor het gericht sturen op de ontwikkeling van competenties is het voeren van een HR-gesprekscyclus essentieel. Deze gesprekscyclus bestaat idealiter uit een start-, een functionerings- en een beoordelingsgesprek. Tijdens een start- of planningsgesprek worden afspraken gemaakt over de gewenste ontwikkeling, bij voorkeur in combinatie met de gewenste resultaten die behaald moeten worden. In het functioneringsgesprek of voortgangsgesprek wordt de voortgang besproken in de realisatie van de gemaakte afspraken, waarna in het beoordelingsgesprek/evaluatiegesprek wordt gekeken naar de gerealiseerde ontwikkeling en resultaten. De uitkomsten dienen vervolgens als input voor het daarop volgende startgesprek. Tussendoor zijn diverse coachmomenten, informele gesprekken tussen leidinggevende en medewerker.
Niet iedere organisatie zal de gesprekscyclus precies op deze wijze inrichten. Dat is ook niet nodig. Om goed op de ontwikkeling van medewerkers te kunnen sturen, is het vooral van belang om op een aantal momenten per jaar met de medewerker een gesprek te voeren over zijn ontwikkeling. Om de ontwikkelgesprekken en daarmee de HR-gesprekscyclus vorm te geven is het van belang om te weten:
- Welke competenties van belang zijn om succesvol een functie te kunnen uitoefenen. Dit wordt veelal vastgesteld in een functie- en/of competentieprofiel.
- In welke mate individuele medewerkers de benodigde competenties beheersen. Bij iedere medewerker wordt het verschil geanalyseerd tussen de aanwezige en benodigde competenties. Jongkind Training & Coaching maakt hierbij gebruik van de Talenten Motivatie Analyse. Op basis van deze analyse kunnen goede ontwikkelafspraken worden gemaakt. Deze kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd in een Persoonlijk Ontwikkelplan (POP).
- Welke leerinterventies noodzakelijk zijn om het gewenste competentieniveau te bereiken.
Terug naar boven
Meten of toetsen van competenties
Veelgebruikte methoden om te meten of te toetsen welk verschil er bestaat tussen de gewenste en aanwezige competenties, zijn:
- 360-graden Feedback Het gestructureerd verzamelen, verwerken, analyseren en bespreken van de feedback van meerdere soorten relaties van de feedbackontvanger, ten behoeve van het beoordelen en verbeteren van de competenties. Jongkind Training & Coaching faciliteert u met het 360-graden Feedback instrument.
- (Ontwikkel) Assessment Het toepassen van een beoordelingsprogramma om een kandidaat te selecteren voor een bepaalde functie of om iemand een gericht ontwikkeladvies te kunnen geven voor de huidige of een toekomstige functie. Jongkind Training & Coaching maakt hierbij gebruik van diverse tests, veelal in combinatie met het nabootsen van praktijksituaties.
- Testen van competenties Het toetsen met behulp van een gekwalificeerd meetinstrument zoals een vragenlijst. Veel voorkomende tests zijn persoonlijkheids-, vaardigheids- en intelligentietests. Veel vaardigheidstests zijn direct gekoppeld aan een bepaalde competentie. Jongkind Training & Coaching maakt hierbij gebruik van de uitgebreide en succesvolle TMA-methode met onder andere de Talenten Motivatie Analyse.
- Observeren van gedrag Het gericht en bewust waarnemen van gedrag en prestaties, met als doel het kunnen geven van feedback op de competenties van de geobserveerde.
- Gedragsgerichte interviews Het interviewen van een persoon aan de hand van de START-methode (Situatie/Taak/Actie/Resultaat/Terugblik). De persoon wordt hiermee uitgedaagd om te benoemen hoe hij/zij met bepaalde situaties is omgegaan, en de vraagsteller krijgt gerichte informatie over de competenties van de persoon. Jongkind Training & Coaching beschikt voor elke competentie een set START-vragen.
Terug naar boven
Ontwikkelbaarheid competenties
Alvorens met competentieontwikkeling aan de slag te gaan, is het belangrijk om te beseffen dat niet elke competentie in dezelfde mate ontwikkelbaar is. De ontwikkelbaarheid hangt af van op welke elementen de competentie het meest betrekking heeft. Iedere competentie is opgebouwd uit een viertal facetten:
- Kennis: het geheel aan informatie, theoretische modellen, concepten en inzichten. Dit is over het algemeen het meest eenvoudig te ontwikkelen met bijvoorbeeld cursussen en trainingen.
- Vaardigheid: het in staat zijn tot het verrichten van handelingen. Dit kunnen fysieke of mentale vaardigheden zijn. Hier ligt over het algemeen kennis over de handelingen aan ten grondslag. Vaardigheden zijn te ontwikkelen door middel van training, oefening en routine.
- Houding: het willen en/of kunnen laten zien van bepaald gedrag. Hierbij spelen normen, waarden, motivatie en persoonlijke drijfveren een belangrijke rol. De houding ligt ten grondslag aan gedrag. Houding is minder goed ontwikkelbaar. In het trainen en coachen rekening houden met belemmerende overtuigingen en het vinden van helpende overtuigingen/gedachtes is hierbij van erg groot belang.
- Persoonskenmerken: het hebben van bepaalde karaktereigenschappen. Dit is voor een groot deel aangeboren en kan slechts deels, met relatief veel inspanning ontwikkeld worden. Persoonskenmerken zijn het minst ontwikkelbaar.
Het geheel van deze facetten kan men vergelijken met een ijsberg. Alleen het topje van de ijsberg is zichtbaar in de vorm van gedrag. Houding en persoonskenmerken zijn niet direct zichtbaar, maar liggen wel ten grondslag aan gedrag van medewerkers. Competenties komen tot uiting in gedrag. Dus hoe meer een competentie een relatie heeft met de onderkant van de ijsberg hoe moeilijker het is om deze competentie te ontwikkelen.
Voorbeeld:
Een operationele competentie als 'Schriftelijke vaardigheid' heeft voornamelijk betrekking op kennis en vaardigheid, en is daarmee relatief eenvoudig te ontwikkelen. De competentie 'Visie' is echter sterk verbonden met de persoonskenmerken en vergt een bepaalde mate van intellectuele capaciteit van een medewerker. Deze capaciteit is minder eenvoudig te ontwikkelen. Het vergt meer tijd en inspanning en bovendien zijn de resultaten die met de leerinspanningen behaald kunnen worden beperkter.
Terug naar boven
Aansluiten bij kernkwaliteiten
Bij ontwikkelgesprekken wordt vaak voornamelijk aandacht besteed aan de competenties die bij de medewerker minder goed ontwikkeld zijn. Het levert echter meer rendement op als juist aansluiting wordt gezocht bij de competenties die bij de medewerker wél goed ontwikkeld zijn. Erken de drijfveren en benoem de kwaliteiten van de medewerker. Juist deze kwaliteiten liggen meestal dicht bij de persoonlijkheid en drijfveren van de medewerker. Het meest effectief zijn die medewerkers die in hun kracht zitten en werkzaamheden uitvoeren die passen bij hun persoonlijke kwaliteiten en talenten. Ook is het ontwikkelen van competenties eenvoudiger als deze dicht bij de kwaliteiten en kracht van de medewerker liggen.
Terug naar boven
Effectief leren: het leerproces en leerstijlen
Kolb heeft een model ontwikkeld voor effectief leren. Hij maakt onderscheid tussen een viertal essentiële leerfasen. De fasen zijn:
- Concreet ervaren: het opdoen van directe, daadwerkelijke ervaringen. Het gaat om het zelf doen en aan den lijve ondervinden van acties/handelingen.
- Reflectief observeren: het nadenken over de gevolgen en effecten van handelingen vanuit verschillende perspectieven.
- Abstracte begripsvorming: het opdoen van theoretische kennis, modellen en principes en deze integreren of samenvoegen met bestaande kennis.
- Actief experimenteren: het toetsen en uitproberen of kennis, modellen en principes in de praktijk ook gelden.
Iedere medewerker heeft vaak een voorkeur voor een bepaalde fase. Dit betekent overigens niet dat iemand ook effectiever leert door bij deze fase te beginnen. Dat is een groot en wijdverbreid misverstand over Kolb in combinatie met zogenaamde 'leerstijlen'. De leerstijlen van Kolb vormen één van de wijdst verbeide mythes vanuit de onderwijs wetenschap.
Bij effectief leren is het juist van belang dat de medewerker gestimuleerd wordt om alle 4 fasen van de leercyclus te doorlopen. Hiermee wordt de competentie in al zijn facetten ontwikkeld (kennis, vaardigheden, houding en persoonskenmerken). Jongkind Training & Coaching houdt in haar trainingen rekening met de individuele deelnemers en daagt ze tegelijkertijd juist uit om alle 4 leerfases te doorlopen.
Terug naar boven
Manieren van leren
Niet voor iedere ontwikkelbehoefte is coaching en/of het volgen van een training het enige of juiste antwoord. Zo kan ook het leren op de werkplek een zeer effectieve manier zijn om competenties te ontwikkelen. Bij de ontwikkeltips is rekening gehouden met de verschillende manieren van leren. Deze manieren kunnen ingezet worden afhankelijk van de leerbehoefte, leerstijl en de aard van de te ontwikkelen competentie. Hieronder volgen enkele voorbeelden van veel voorkomende manieren van leren:
- Individuele coaching De medewerker ontvangt directe, persoonlijke coaching bij het ontwikkelen van competenties. De persoonlijke leerdoelen staan centraal en de medewerker krijgt gerichte feedback op gedrag en tips voor verbetering.
- Leren op de werkplek De medewerker ontwikkelt competenties door bijvoorbeeld op de werkplek nieuwe uitdagingen aan te gaan, te leren van collega’s met diverse expertises en samen met anderen praktijkproblemen op te lossen. Maar ook door stimulatie en coaching door collega’s en door het krijgen van gerichte feedback. Wanneer u dit proces wilt versnellen zet Jongkind Training & Coaching 'Coaching on the job' in.
- Mentorschap De medewerker krijgt in de werksituatie een mentor toegewezen. Deze mentor biedt de medewerker een op zijn/haar werksituatie toegesneden leertraject, waarbij de mentor de medewerker stimuleert om praktijkproblemen in te brengen. De mentor geeft hierop feedback en coacht de medewerker. Jongkind Training & Coaching heeft uitgebreide ervaring met het inzetten van mentorentrainingen en de borging in de praktijk.
- Intervisie Een groep medewerkers van hiërarchisch gelijk niveau wisselen verschillende ervaringen, denkwijzen en visies uit bij werk gerelateerde dilemma’s. Aan het einde van de intervisie bijeenkomst ontvangt de inbrenger van het dilemma vrijblijvende adviezen.
- Training en opleiding Door middel van training en/of opleiding (op de werkplek of erbuiten) doet de medewerker kennis, inzicht en ervaringen op, gericht op het ontwikkelen van bepaalde competenties. De trainer begeleidt de medewerker door middel van oefeningen, theorie, feedback en reflectie. Lees meer over trainingen succesvol inzetten in uw organisatie.
Terug naar boven
Randvoorwaarden voor het ontwikkelen van competenties
Wanneer u rekening houdt met de onderstaande faciliterende en stimulerende randvoorwaarden ondersteunt u het leren van uw medewerker. Als deze randvoorwaarden niet aanwezig zijn, kan het ontwikkelproces belemmerd worden. Bij het maken van ontwikkelafspraken is het daarom van belang om ook de juiste leercondities te creëren.
- Reflectie Het bieden van voldoende mogelijkheden om met collega’s en leidinggevende/coach te reflecteren op gedrag, zoals door middel van intervisie, bilateraal overleg en/of evaluatie. Hierdoor krijgt de medewerker inzicht in zijn/haar gedrag en competenties; zowel in de verbeterpunten als in de aanwezige kwaliteiten en talenten.
- Feedback Het geven van constructieve, opbouwende feedback op het handelen van de medewerker, waardoor de medewerker inzicht krijgt in hoe anderen het gedrag in de werksituatie ervaren en waar verbetermogelijkheden zitten. Dit kan onder andere door middel van 360˚ feedback, het functioneringsgesprek, het geven van tips, coaching, etc.
- Veilige leeromgeving Het creëren van een veilige leeromgeving waarin medewerkers de ruimte krijgen nieuw te leren gedrag uit te proberen, om fouten te maken en van hun fouten te leren.
- Rijke leeromgeving Het bieden van een stimulerende, veelzijdige werksituatie waarin de medewerker wordt uitgedaagd om nieuwe zaken op te pakken, nieuw gedrag uit te proberen, in diverse samenstellingen met collega’s samen te werken, afwisselende opdrachten te krijgen, meer uitdagende taken op te pakken, etc.
- Voorbeeldgedrag Het laten zien van voorbeeldgedrag, zodat medewerkers dit kunnen imiteren, ervan kunnen leren, uitgedaagd worden om het zelf ook uit te proberen, etc. Hierbij is het ook van belang dat de leidinggevende/coach het gedrag dat van medewerkers wordt verwacht zelf toont (‘doe wat je zegt’).
Terug naar boven
Conclusie ontwikkelen van competenties
Hierboven heeft u gezien dat het aansluiten bij de talenten/kwaliteiten van een medewerker, het bewust omgaan met zijn/haar leerstijl én het geven van goede feedback de belangrijkste factoren zijn in het succes van het ontwikkelen van competenties bij medewerkers. De zogenaamde succesfactoren.
Meer weten?
Jongkind Training & Coaching ondersteunt u graag bij het ontwikkelen van competenties als onderdeel van competentiemanagement. Neemt u contact op voor meer informatie of bekijk eerst het overzicht van competenties.
